Существует три основных типа важных документов, среди них: бухгалтерские, правоустанавливающие и кадровые. Каждая организация работает с данным набором документов и вынуждена их хранить в соответствии со всеми правилами. Организация обязана соблюдать хранение, это значительно снизит риск появления каких-либо проблем. Подробнее о хранении документов здесь https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.
Жизнь каждой организации начинается с документов, которые называются учредительными. Они также важны для организации, как и для человека важно его свидетельство о рождении. Восстанавливаются такие документы не сложно, достаточно заявить об утере, но, безусловно, лучше не допускать подобных ситуаций вовсе. Это одна из причин, почему документы нужно уметь правильно хранить.
Правоустанавливающие документы
Правоустанавливающие документы – это документы, которые обладают определённым юридическим смыслом, который связан с организацией. Если раньше данные документы были доступны только в бумажной форме, то вскоре они стали иметь и электронный формат, в какой-то степени даже вытесняя бумажный. Так и проще, ведь любой чиновник может за небольшое количество времени получить информацию, которая ему нужна, не копаясь в тоннах бумаг. Хранятся такие документы строго в отдельном месте организации, они находятся в специальном сейфе в отдельной папке. Хранение можно доверить юридическому отделу, но при любых обстоятельствах ответственность несёт руководство. Акционерные общества имеют иной порядок хранения данных документов. Они хранят бумаги в реестре, из которого они периодически берутся и возвращаются на место. Что касается сроков хранения, то бумаги должны храниться постоянно, даже после завершения существования организации. Уничтожать документы нельзя.
Бухгалтерские и налоговые документы
Вся бухгалтерия делится на два вида: первичные и учётные документы. В первом случае ценность огромная, это обусловлено тем, что именно эти документы отвечают за все операции, которые происходят в бухгалтерии. С помощью первичных документов создаётся база налогообложения. В наше время такие документы могут иметь и электронную форму. Они требуют особой формы хранения. За хранение документов отвечает руководство. В случае же с предпринимательством всё выглядит немного иначе, они сами отвечают и несут ответственность за хранение бумаг. Бухгалтерская отчётность включает в себя балансы, отчёты и декларации. Всё вышеперечисленное подлежит бессрочному хранению. Всё, что касается правил и сроков хранения, должно быть прописано в уставе. Это необходимо, поскольку помогает в дальнейшем избежать проблем с проверяющими. Более простой способ – создание нормативного документа, в котором бы были прописаны все сроки хранения. Всё, что связано с документами, должно осуществляться в соответствии с законодательством. Документы, которые нужны для расчёта налогов, обязаны храниться в течение четырёх лет.
Кадровые документы
Основная масса документов, которые относятся к кадровым, являются документы строгой отчетности. Они должны быть расположены в условиях особого хранения, поскольку содержат в себе информацию о работниках. Ответственность за кадровые документы несёт специальный человек – инспектор. Если в организации нет такого человека, то ответственность ложится на плечи руководителя. Что можно увидеть в кадровых документах? Заявления, приказы, карточки, трудовые книжки – всё, что связано с сотрудниками организации. Вся важная информация, такая как карточки, заявления, премии и счета, обязаны храниться на протяжении семидесяти пяти лет.
